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  CORREO  
 
http://correo.estables.com.ve
Normas:

01. El e-mail es una herramienta de trabajo. No está permitido usarlo con fines políticos, religiosos, sentimentales, juegos, ni ninguna clase de actividad mercantil de tipo personal.

02. Las comunicaciones deben ser breves, “telegráficas”, para evitar el congestionamiento de la red y el mal uso del tiempo del personal. Si es imprescindible enviar bastante información, porque el tema lo justifica, se debe insertar como documento.

03. Sólo se deben marcar como urgentes los correos que realmente lo son.

04. Los correos deben ser correctamente dirigidos a las personas que requieren de la información. Por ningún concepto se deben enviar correos nacionales con temas que no son de interés general, como por ejemplo, despedidas, agradecimientos, etc. Se debe hacer buen uso de las agrupaciones que contiene la libreta de direcciones.

05. Recursos Humanos será el único responsable de enviar los nombres de las personas que dejan de laborar en la empresa y lo canalizará únicamente a aquellos departamentos y personas que requieren de la información para cumplir con sus obligaciones.

06. La información que se recibe de manera personal y confidencial por correo electrónico, no se puede rutear a ninguna otra persona, sin la autorización del remitente.

07. El uso del e-mail es personal y sus claves confidenciales. Por ningún concepto se puede entrar a revisar la información dirigida a otra persona.

08. En forma general, no está permitido imprimir los e-mails, ya que ésta herramienta fue creada para tener un archivo electrónico, agilitar las comunicaciones , descartar en la medida de lo posible el archivo tradicional y lograr un ahorro en papelería.

09. La persona que envía el e-mail es responsable del contenido del mismo, debiendo considerar que la información vertida es irreversible.

10. El envío del e-mail no libera al remitente de la responsabilidad de hacer seguimiento de las disposiciones impartidas.

11. Los Jefes, Gerentes y Directores son responsables del uso que su personal le da al correo electrónico.

Como escribir un buen correo:

01. Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre

02. Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.
A. El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
B. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
C. El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.

03. Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
A. Para su información
B. Para su aprobación
C. Seguimiento

04. Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.

05. Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!

06. Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.

07. Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

08. Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").

Cuando recibe un correo:

01. Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.

02. Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.

03. Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.

Uso de emoticones:

Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales.
 


 
     
     
   
     


     
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