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http://correo.estables.com.ve |
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Normas: |
01. El e-mail es una herramienta de trabajo. No está permitido
usarlo con fines políticos, religiosos, sentimentales, juegos, ni ninguna clase
de actividad mercantil de tipo personal.
02. Las comunicaciones deben ser breves, “telegráficas”, para
evitar el congestionamiento de la red y el mal uso del tiempo del personal. Si
es imprescindible enviar bastante información, porque el tema lo justifica, se
debe insertar como documento.
03. Sólo se deben marcar como urgentes los correos que
realmente lo son.
04. Los correos deben ser correctamente dirigidos a las
personas que requieren de la información. Por ningún concepto se deben enviar
correos nacionales con temas que no son de interés general, como por ejemplo,
despedidas, agradecimientos, etc. Se debe hacer buen uso de las agrupaciones que
contiene la libreta de direcciones.
05. Recursos Humanos será el único responsable de enviar los
nombres de las personas que dejan de laborar en la empresa y lo canalizará
únicamente a aquellos departamentos y personas que requieren de la información
para cumplir con sus obligaciones.
06. La información que se recibe de manera personal y
confidencial por correo electrónico, no se puede rutear a ninguna otra persona,
sin la autorización del remitente.
07. El uso del e-mail es personal y sus claves confidenciales.
Por ningún concepto se puede entrar a revisar la información dirigida a otra
persona.
08. En forma general, no está permitido imprimir los e-mails,
ya que ésta herramienta fue creada para tener un archivo electrónico, agilitar
las comunicaciones , descartar en la medida de lo posible el archivo tradicional
y lograr un ahorro en papelería.
09. La persona que envía el e-mail es responsable del contenido
del mismo, debiendo considerar que la información vertida es irreversible.
10. El envío del e-mail no libera al remitente de la
responsabilidad de hacer seguimiento de las disposiciones impartidas.
11. Los Jefes, Gerentes y Directores son responsables del uso
que su personal le da al correo electrónico.
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Como escribir un buen correo: |
01. Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo
"Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje.
Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario
decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos
electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con
facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente
ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del
mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre
02. Envíe correos electrónicos a las personas que estén
involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios)
enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un
tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos
que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red
innecesariamente.
A. El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es
la persona a quien se le envía el correo electrónico.
B. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa
sobre esta comunicación por correo electrónico.
C. El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros
destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se
recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
03. Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se
lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje
es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto
preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede
enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje
apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para
beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con
una de las siguientes frases:
A. Para su información
B. Para su aprobación
C. Seguimiento
04. Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta
los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga
el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato
que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de
.doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el
archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme
podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la
casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes.
Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el
tamaño de estos archivos.
05. Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un
adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!
06. Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula
es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet
sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo
que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término,
escríbalo entre comillas.
07. Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a
leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del
mensaje refleja la imagen del remitente.
08. Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto
al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos
electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como
máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que
pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios
necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar
precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").
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Cuando recibe un correo: |
01. Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde
guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que
el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a
colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más
fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de
correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar
un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
02. Excepto que sea necesario, no imprima los correos
electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá
encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos
los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el
ambiente.
03. Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca
envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el
consentimiento del remitente original.
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Uso de emoticones: |
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Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes
que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que
escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes
no profesionales. |
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